Сущность предложения

Комплексная автоматизация документооборота решает задачи сокращения времени на согласование документов, поиск документов, повышает исполнительскую дисциплину; главное отличие от аналогичных решений – интерфейс программного продукта, ориентированный на начинающих пользователей ПК.

Описание объектов автоматизации:

документооборот, учет контактов с гражданами и контрагентами, внутреннее бюджетирование (учет и контроль внутренних расходов).

Описание решаемых задач:

регистрация и учет всех типов документов, делопроизводство и канцелярия, согласование проектов документов, упорядочение регламентов обработки всех типов документов, учет обращений граждан, учет всех типов контактов с гражданами и контрагентами, учет заявок на расходование средств (автоматизация внутреннего бюджетирования учреждения), учет рабочего времени сотрудников, кадровый учет.

Полное описание концепции решения

Необходимость использования комплексной системы электронного документооборота bb workspace, издание Government Service (Государственная служба) обусловлено требованиями к современному обществу: оперативность обработки информации, удобство для пользователей при выполнении функций документационной обработки информации.

Предпосылки создания системы: низкая производительность труда, высокие накладные расходы при большом количестве документов, борьба с коррупцией, низкая исполнительская дисциплина.

Цель создания системы: повысить производительность труда, сократить накладные расходы при большом количестве документов, искоренить коррупцию, повысить исполнительскую дисциплину.

Основные требования, предъявляемые к системе: грамотный пользовательский интерфейс, ориентированный на начинающих пользователей ПК, функциональная насыщенность, промышленная СУБД, простота настройки и администрирования.

Состав и структура системы: система содержит визуальный слой bb docflow (документооборот), визуальный слой bb crm (контрагенты и граждане), визуальный слой bb budget (бюджетирование), визуальный слой bb staff (кадры и учет рабочего времени), визуальный слой bb tuning (настройка системы)

Обеспечение создания, функционирования и развития системы (план): Предполагается распространение системы на всех подведомственные учреждения для целей организации межведомственного документооборота для работы в режиме «одного окна».

Ресурсное обеспечение создания и развития системы (средства): Средства на лицензии для ПО не требуются, т.к. разработчик (ЗАО «Дабл Би») ведет свою деятельность за счет средств федерального бюджета в соответствии с государственным контрактом 6895р/9542 от 10.04.2009 г. Предполагается выделение незначительных средств в рамках котировок на выполнение работ по настройке, адаптации и технической поддержке ПО.

Ожидаемый социально-экономический или иной эффект создания системы: прозрачность делопроизводственных процессов, сокращение времени на согласование и поиск документов, повышение оперативности при обработке обращений граждан, оперативное удовлетворение гражданских прав жителей, выявление узких мест при согласовании и обработке документов, повышение профессионализма служащих муниципальных и государственных учреждений.

Перечень автоматизируемых деловых процессов

Делопроизводство и канцелярия, регистрация и учет всех типов документов, согласование проектов документов, упорядочение регламентов обработки всех типов документов, учет обращений граждан, учет всех типов контактов с гражданами и контрагентами, учет заявок на расходование средств (автоматизация внутреннего бюджетирования учреждения), учет рабочего времени сотрудников, кадровый учет.

Перечень и характеристики существующих объектов внедрения

Администрация г.Серпухова (г.Серпухов) – 200 мест, Контрольно-счетная палата Краснодарского края (г. Краснодар) – 50 мест, ФГУП НИИ «Квант» — 30 мест, Cанитарно-эпидемиологический надзор Орловской области (г. Орел) – 30 мест, Евразийский банк развития (г. Санкт-Петербург) – 250 мест, ЗАО «Петрозаводскмаш» (г. Петрозаводск) – 100 мест, ООО «ДубльГИС» (г. Новосибирск) – 100 мест.

Всего 45 учреждений и организаций различного масштаба в различных городах РФ.

Правовая принадлежность

Исключительные и авторские права на комплексную систему электронного документооборота («Система эффективного управления bb workspace») принадлежат разработчику – ЗАО «Дабл Би», на основании свидетельства РОСПАТЕНТ №2009611947 от 16.04.2009 г.

Возможность тиражирования

Государственные учреждения любой ведомственной принадлежности, муниципальные учреждения различного масштаба.

Архитектура решения, требования к инфраструктуре

СУБД Microsoft SQL Server 2005, исполняемые модули в виде *.exe и *.dll файлов. Содержит автоматический инсталлятор системы и модуль автоматического обновления системы.

Описание стандартного ПО: Система bb workspace состоит из пяти визуальных слоев, четыре из которых служат для автоматизации деловых процессов, один визуальный слой обеспечивает настройку Системы.

Методология внедрения решения

Нормативно-правовое обеспечение: Типовой набор распорядительных документов, обеспечивающих применение типового решения, включая «Положение об электронном документообороте» предоставляется при поставке ПО.

Методология внедрения: Предоставляется план внедрения, который описывает, каким образом организовать внедрение ИС на предприятии с использованием Типового решения (рекомендации по созданию команды внедрения, организации системы мотивации, типовой график внедрения и т.п.).

Методология настройки. Предоставляется документ, который описывает наиболее распространенные подходы к настройке программного обеспечения. Пример краткого плана настройки:

Преднастроенное программное обеспечение. К комплекту документов прилагается демонстрационная база данных СЭД, в которой выполнены все настройки согласно Методологии настройки.

Обучающие видеоролики: Предлагаются курс из обучающих видеороликов по различным темам автоматизации делопроизводства.

Расчет бюджета на внедрение типового решения

Расчет стоимости программного обеспечения типового решения с необходимыми лицензиями на продукты третьих фирм:

• Серверная и пользовательские лицензии на bb workspace (издание Government Service) — 0.00 р.
• Серверная лицензия Microsoft Windows 2003 Server – 21 т.р.
• Лицензия на СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition — 0.00 р.
• Лицензия на офисный пакет Open Office – 0.00 р.

Расчет стоимости аппаратного комплекса в минимально возможной конфигурации, требующегося для развертывания программного комплекса:

• Сервер с конфигураций Intel Xeon 5030 / 1 Гб /120 Гб – 30 т.р.

Расчет стоимости работ по развертыванию и настройке аппаратно-программного комплекса на территории заказчика:

• при самостоятельном внедрении (силами сотрудников учреждения) – 0.00 р.
• при использовании сотрудников ЗАО «Дабл Би» (или сертифицированных агентов) – от 50 до 150 т.р. в зависимости от объемов и сложности автоматизируемых процессов

Расчет стоимости обучения персонала заказчика:

• при самообучении (с использованием обучающих видеороликов) – 0.00 р.
• при использовании сотрудников ЗАО «Дабл Би» (или сертифицированных агентов) – от 30 до 100 т.р. в зависимости от количества часов обучения (групповые или индивидуальные для руководителей).

Расчет стоимости технического и консультационного сопровождения всего аппаратно-программного комплекса в течение одного года после приема в промышленную эксплуатацию:

• зависит от выбранного уровня технической поддержки (от количества используемых услуг ЗАО «Дабл Би») и составляет от 40 т.р. до 400 т.р. в год.