Сущность предложения

Система предназначена для автоматизации регистрации, обработки и контроля исполнения документов в территориально-распределенных организациях. Данная программа реализована в версии SQL. Основной принцип в работе программы заключается в формировании регистрационно-контрольных карточек управленческих документов, получаемых в момент регистрации документа, и хранящихся в электронном виде. Кроме того, производится сохранение истории исполнения каждого документа. Каждая регистрационная карточка имеет свой уникальный номер, который ей присваивается при сохранении. Номер однозначно идентифицирует регистрируемый документ в базе данных.
Программа обеспечивает выполнение следующих функций:
— регистрацию входящей и исходящей почты в стандартной многоуровневой карточке;
— регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;
— регистрацию вторичных документов (например, ответов);
— регистрацию повторных документов на один номер с первичным документом;
— регистрацию и контроль каждого пункта документа в отдельности;
— поиск любого документа по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
— контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
— выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
— подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
— формирование истории движения документов;
— организация доступа к электронным копиям документов;
— разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.
Пересылка карточек и организация сквозного контроля возможна как в рамках локальной вычислительной сети, так и по телефонным каналам, в том числе и среде Internet/Intranet.
В основу структуры системы заложен модульный принцип ее организации, обеспечивающий возможность встраивания дополнительных модулей и взаимодействия с другими системами с использованием XML и веб — сервисов.
Технологически архитектура системы основана на применении технологии «клиент-сервер», обеспечивающей интенсивную обработку данных на серверах и оптимизирующей сетевой трафик, что позволяет повысить общую эффективность работы. Приложения, выполняемые на клиентских местах, формируют запросы к серверам, на которых выполняется их обработка

Масштаб мероприятия

Система территориально размещена в Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы и реализована на 254 рабочих местах.

Организационное решение вопроса

Система разработана на основе договора № 67УСП-06 от 01 сентября 2006 г. и введена в промышленную эксплуатацию Распоряжением Правительства Москвы от 24 сентября 2007 г. № 2079-РП

Технологическое решение вопроса

Система работает под управлением СУБД MS SQL, доступ к системе осуществляется с рабочих мест пользователей на основе ОС семейства Windows.

Cоциальный результат

Внедрение системы в Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы позволило повысить открытость информации о Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы.

Реализация предложения

Система имеет дружественный интерфейс, прозрачна для контроля и легко масштабируема. Общее количество пользователей системы в Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы составляет 254 сотрудника. Количество зарегистрированных документов в системе за год в среднем составляет 10 000, а объем накопленной информации в системе свыше 90 Гб.

Финансовые ресурсы

Система внедрена в 2006.г. Стоимость разработки и внедрения системы составила 59 500 рублей.

Нормативно-правовая база

1. Распоряжение Правительства Москвы от 24 сентября 2007 г. № 2079-РП «О вводе в промышленную эксплуатацию автоматизированных информационных систем «Делопроизводство Москомархитектуры» и «Одно окно Москомархитектуры», обеспечивающих деятельность подразделений Комитета по архитектуре и градостроительству города Москвы и подведомственных организаций».