Сущность предложения

Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края предназначена для создания единой системы юридически значимого электронного документооборота, комплексной автоматизации, унификации и стандартизации процессов документооборота в органах государственной власти (далее – ОГВ) и органах местного самоуправления муниципальных образований (далее – ОМСУ) субъекта Российской Федерации. ИСЭД ПК также решает задачи организации централизованного хранения информации и предоставления регламентированного доступа пользователей к этой информации через средства ИСЭД ПК.

Масштаб мероприятия

Внедрение ИСЭД ПК обеспечивает:
— координацию деятельности работников подразделений (в том числе и из территориально удаленных) в рамках совместной деятельности по подготовке и исполнению документов;
— прозрачность движения документов;
— контроль исполнения документов (информация о место¬нахождении документа на всех этапах его жизнедеятельности);
— повышение уровня защиты информации;
— создание единого управления хранением документов, единого резервирования хранилищ документов, единой классификации и структуризации документов, а также единых механизмов работы с документами

Потребительские свойства ИСЭД ПК

Основные характеристики ИСЭД ПК.
1. Прозрачность. ИСЭД ПК предоставляет полную прозрачность отслеживания прохождения документов. Все версии документов хранятся с указанием времени и Ф.И.О. людей, их создавших, согласовавших, подписавших. Осуществляется мониторинг прохождения всех этапов жизни документа.
2. Процессный подход. ИСЭД ПК создана исходя из процессного подхода работы документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления. В Пермском крае приняты нормативно-правовые акты, регулирующие регламенты работы документооборота (15 регламентов процессов: «Подготовка внутреннего документа», «Прямое поручение губернатора», «Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов» и т.д.), которые реализованы в ИСЭД ПК. Регламентный подход позволяет осуществлять полноценный контроль и мониторинг прохождения документов, исполнитель¬ской дисциплины и т.д.
3. ЭЦП. ИСЭД ПК использует ЭЦП на всех этапах создания документа, отслеживается версиóнность документов, хранится связь версии документа с лицом, осуществившим создание, редактирование соответствующей версии документа.
ИСЭД ПК создает лист согласования, где указывается, кто, когда, какую версию документа согласовал. Лист проверки ЭЦП дополнительно позволяет проверять достоверность и правомочность использования ЭЦП. Таким образом, лист согласования является юридически значимым документом, определяющим персональную ответственность лиц за сроки и согласование документов.
4. Возможность разработки и согласования нормативно-правовых актов. ИСЭД ПК позволяет осуществлять юридически значимую разработку и согласование нормативно-пра¬вовых актов, что определяется процессным подходом и использованием ЭЦП на всех стадиях создания документа.
5. Дальнейшая работа с архивированием документов. ИСЭД ПК имеет возможность работы с архивированием документов. ИСЭД ПК изначально строилась как система, позволяющая осуществлять весь спектр работ с документами: от создания документа до его списания в архив.
6. Рабочие станции для работы в ИСЭД ПК. Для работы в ИСЭД ПК используются типовые рабочие станции (персональные компьютеры). С любого рабочего места имеется возможность работы любого пользователя ИСЭД ПК. Имеется возможность работы в удалённом режиме из любой точки России, мира через сеть Интернет. Защита данных осуществляется путем использования системы КриптоПро, настраиваемой на удаленном рабочем месте.
7. Права доступа для работы в ИСЭД ПК. Для работы в ИСЭД ПК устанавливаются как типовые права доступа для пользователей ИСЭД ПК, так и осуществляется индивидуальная настройка прав доступа к отдельным документам, типам документов и т.д. путем определения бизнес-групп пользователей и присвоения им определенных ролей.

Технологическое решение вопроса

Система построена на принципах централизации хранения и обработки информации. ИИСЭД ПК ПК состоит из следующих программных компонентов:
EMC Documentum v.5.3 – программная платформа для построения систем управления корпоративным содержанием и автоматизации бизнес-процессов.
EMC Captiva InputAccel – программная платформа для организации ввода бумажных документов. Позволяет строить процессы обработки из типовых модулей, а также подключать новые модули.
BPM – маршрутизация документов реализуется средствами управления бизнес-процессами (BPM) платформы EMC Documentum.
PKI – инфраструктура электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) построена с помощью удостоверяющего центра RSA Keon CA и криптопровайдера КриптоПро CSP. Удостоверяющий центр обеспечивает управление цифровыми сертификатами. Криптопровай¬дер реализует криптографические алгоритмы, используемые удостоверяющим центром при выпуске и проверке сертификатов и клиентским программным обеспечением при создании и проверке ЭЦП.

Cоциальный результат

уменьшение уровня коррупции (риска коррупции) за счет прозрачности контроля со стороны граждан и организаций;
прозрачный контроль гражданами за прохождением их документов и запросов в ОГВ;
создание единого окна для граждан и организаций по взаимодействию с ОГВ

Экономический результат

сокращение аппарата ОГВ за счет увеличения эффективности работы;
качественное улучшение исполнительской дисциплины;
сокращение времени обработки документов в ОГВ края за счет оптимизации процессов работы сотрудников и автоматизации механизмов их выполнения и контроля;
стандартизация процессов документооборота (уменьшение затрат, связанных с обеспечением взаимодействия различных систем ОГВ, ОМСУ, юр. лиц, граждан);
обеспечение сохранности и целостности данных (уменьшение затрат, связанных с предотвращением риска потери данных, остановки процесса функционирования ОГВ);
уменьшение количества бумажного документооборота.

Реализация предложения

Финансовые ресурсы

Затраты на создание и опытную эксплуатацию ИСЭД ПК: 56,767 тыс. руб.
Затраты на сопровождение ИСЭД ПК (3500 пользователей): 14 182 тыс. руб. ежегодно.
Затраты (ориентировочно) на внедрение типового решения ИСЭД ПК составят:

Нормативно-правовая база

Основные нормативно-правовые акты, связанные с внедрением ИСЭД ПК:
 Постановление Законодательного Собрания Пермской области от 20 ноября 2003 г. № 1105 «О концепции областной целевой программы «Электронное Прикамье (2004–2010 годы)».  Распоряжение губернатора Пермского края от 26.12.2005 №49-р «Внедрение интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ в администрации исполнительных органах государственной власти Пермской области»;
 Распоряжение губернатора Пермского края от 18.10.2006 №342-р «О вводе в опытную эксплуатацию интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ»;
 Указ губернатора Пермского края от 10.04.2009 № 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края»;
 Указ губернатора Пермского края от 10.12.2008 № 73 «Об утверждении Регламента применения ЭЦП в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора, Аппарате Правительства и исполнительных органах государственной власти Пермского края»;
 Распоряжение губернатора Пермского края от 16.03.2009 № 19-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края»;
 Постановление Правительства Пермского края от 21.03.2008 № 54-п «Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обес¬печения типовых рабочих мест работников исполнительных органов государственной власти Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края»;
 Постановление Правительства Пермского края от 22.12.2006 № 103-п «Регламент удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи в государственных информационных автоматизированных системах исполнительных органов государственной власти Пермского края».